Biuro prasowe

lipiec 25, 2022

by Joanna Adamiak

Outsourcing kadrowo-płacowy: sposób na zmniejszenie kosztów i zwiększenie efektywności firm.

Bez obsłu­gi kadrowo-płacowej nie funk­cjo­nu­je żad­na fir­ma. Wbrew pozo­rom, nie jest to pra­ca sche­ma­tycz­na i powta­rzal­na. Liczba i tem­po wpro­wa­dza­nych zmian praw­nych w tym obsza­rze oraz koniecz­ność ich wni­kli­wej ana­li­zy spra­wia­ją, że coraz wię­cej firm woli zle­cić wszyst­kie te zada­nia wyspe­cja­li­zo­wa­nym pod­mio­tom zewnętrznym. 

Payroll to nic inne­go jak pro­ce­sy kadrowo-płacowe w przed­się­bior­stwie, któ­re same w sobie są już dość skom­pli­ko­wa­ne. Na doda­tek, w ostat­nim cza­sie ule­ga­ją one czę­stym zmia­nom legi­sla­cyj­nym, co powo­du­je, że dzia­ły kadrowo-płacowe muszą sta­le reago­wać i dosto­so­wy­wać swo­je dzia­ła­nia do nowych wymo­gów. Wciąż zmie­nia­ją­ce się prze­pi­sy to tak­że wyzwa­nie dla wie­lu wła­ści­cie­li firm.

Konieczność wni­kli­we­go zapo­zna­nia się ze zmia­na­mi doty­czą­cy­mi pra­wa pra­cy i podat­ków wyma­ga poświę­ce­nia dużej ilo­ści cza­su. Niezbędne sta­je się zabez­pie­cze­nie odpo­wied­nich środ­ków finan­so­wych na szko­le­nia zespo­łu i aktu­ali­za­cję sys­te­mów roz­li­cze­nio­wych. W tej sytu­acji coraz czę­ściej fir­my roz­wa­ża­ją prze­ka­za­nie obsłu­gi kadrowo-płacowej zewnętrz­nym ekspertom.

Czym jest payroll?

Coraz wię­cej firm decy­du­je się na pay­roll – czy­li pro­fe­sjo­nal­ny, kom­plek­so­wy out­so­ur­cing pro­ce­sów kadrowo-płacowych. W ten spo­sób fir­my nie tyl­ko pozby­wa­ją się pro­ble­mu zwią­za­ne­go z nadą­ża­niem za zmia­na­mi w prze­pi­sach, ale zysku­ją cią­głość obsłu­gi oraz oszczęd­no­ści finansowe.

Przekazanie obsłu­gi kadr i płac zewnętrz­nym spe­cja­li­stom to rocz­na oszczęd­ność od 10 do 20% wzglę­dem war­to­ści utrzy­ma­nia wła­sne­go dzia­łu kadr i płac –  potwier­dza Tomasz Pawluczuk, Key Account Manager ds. pay­roll w LeasingTeam Group. – Do tego docho­dzi reduk­cja kosz­tów sta­łych. Przykładowo: klient, mając 100 pra­cow­ni­ków do roz­li­cze­nia, pła­ci fir­mie zewnętrz­nej za obsłu­gę tej set­ki. Jeżeli zre­du­ku­je zatrud­nie­nie do 80 osób, to otrzy­ma zmniej­szo­ną FV o 20%. W sytu­acji wewnętrz­ne­go dzia­łu kadr i płac nie ma takiej moż­li­wo­ści. Ponadto, pay­rol­ling eli­mi­nu­je potrze­bę cią­głe­go szko­le­nia pra­cow­ni­ków dzia­łów kadrowo-płacowych i wyni­ka­ją­cych z tego kosz­tów. Do tego docho­dzą oszczęd­no­ści na zaku­pie  opro­gra­mo­wa­nia dla dzia­łu kadr i jego aktu­ali­za­cji. Wszystkimi tymi kwe­stia­mi w pay­rol­lin­gu zaj­mu­je się pod­miot zewnętrz­ny - wyli­cza Tomasz Pawluczuk.

Dzięki pay­ro­lo­wi fir­ma może liczyć na comie­sięcz­ne roz­li­cze­nia pra­cow­ni­ków, kon­tro­lę umów, obsłu­gę zaświad­czeń oraz całej doku­men­ta­cji pra­cow­ni­czej, a tak­że na obli­cza­nie zobo­wią­zań wobec Urzędu Skarbowego i ZUS‑u czy repre­zen­to­wa­nie przed orga­na­mi pań­stwo­wy­mi. To wiel­ka oszczęd­ność cza­su, któ­ry przed­się­bior­ca może prze­zna­czyć na swo­ją klu­czo­wą dzia­łal­ność i reali­za­cję celów stra­te­gicz­nych. Payroll zara­zem chro­ni przed kon­se­kwen­cja­mi nie­umyśl­nych błę­dów popeł­nia­nych przez pra­cow­ni­ków wła­sne­go dzia­łu kadr i płac.

Jak wybrać naj­lep­sze­go dostaw­cę payrollu?

Doświadczenie – to klucz –  mówi Agnieszka Haponik, Dyrektor ds. Rozwoju Biznesu w LeasingTeam Group. Warto przyj­rzeć się sys­te­mo­wi z jakie­go korzy­sta usłu­go­daw­ca. W naszym przy­pad­ku jest to Teta – zaawan­so­wa­ne i bez­piecz­ne roz­wią­za­nie, na któ­re­go zakup wie­le firm pro­wa­dzą­cych wła­sny dział kadr i płac nie mogło­by sobie pozwo­lić. To kolej­na zale­ta pay­rol­lin­gu – w ramach usłu­gi fir­ma otrzy­mu­je obsłu­gę bazu­ją­ca na naj­no­wo­cze­śniej­szych sys­te­mach, na któ­re nie musi wyda­wać ani gro­sza. Warto zwró­cić uwa­gę na reko­men­da­cje innych klien­tów – to zawsze potwier­dze­nie wyso­kiej jako­ści usług. 

Wybierając dostaw­cę pay­rol­lu, moż­na też spraw­dzić, czy fir­ma posia­da i udo­stęp­nia klien­tom plat­for­mę do kom­plek­so­wej obsłu­gi i auto­ma­ty­za­cji pro­ce­sów HR. Nowoczesne fir­my bazu­ją na takich narzę­dziach, gdyż wpły­wa to na opty­ma­li­za­cję cza­su pra­cy i wzrost pozio­mu zado­wo­le­nia klien­ta oraz jego pra­cow­ni­ków.  – Wszyscy nasi klien­ci w ramach współ­pra­cy pay­rol­lo­wej otrzy­mu­ją dostęp do naszej autor­skiej plat­for­my TalentPoint – doda­je Agnieszka Haponik. Usprawnia ona prze­pływ pra­cy, auto­ma­tycz­nie łącząc dzia­ły HR, pra­cow­ni­ków, roz­li­cze­nia i umo­wy. Klient zysku­je elek­tro­nicz­ną ewi­den­cję cza­su pra­cy, rapor­ty ana­li­tycz­ne, moż­li­wość gene­ro­wa­nia i pod­pi­sy­wa­nia umów onli­ne. Z kolei pra­cow­ni­cy mają sta­ły dostęp do swo­ich danych, zgła­sza­ją urlo­py za pomo­cą plat­for­my, czy pobie­ra­ją doku­men­ty zwią­za­ne z zatrud­nie­niem itd. Innymi sło­wy, eli­mi­nu­je­my wszel­ką papie­ro­lo­gię zwią­za­ną z kadra­mi i pła­ca­mi i prze­cho­dzi­my do roz­wią­zań w peł­ni cyfro­wych, nie­zwy­kle wydaj­nych i pro­eko­lo­gicz­nych – kon­klu­du­je Agnieszka Haponik z LeasingTeam Group.