kwiecień 2022

by Joanna Adamiak

Procesy kadrowo-płacowe a Polski Ład

Obsługa kadrowo-płacowa to obszar, bez któ­re­go nie może funk­cjo­no­wać żad­na firma.
Choć z pozo­ru to zaję­cie może wyda­wać się sche­ma­tycz­ne, pra­cow­ni­cy dzia­łów kadrowo-płacowych muszą sta­le posze­rzać swo­ją wie­dzę – szcze­gól­nie teraz w związ­ku z wpro­wa­dze­niem tzw. Polskiego Ładu, a tak­że zapo­wie­dzią kolej­nych zmian od lip­ca br. Mnogość nowych prze­pi­sów i koniecz­ność ich wni­kli­wej ana­li­zy powo­du­ją, że coraz wię­cej firm decy­du­je się na out­so­ur­cing kadrowo-płacowy. 

Payroll, czy­li pro­ce­sy kadrowo-płacowe same w sobie są już dość skom­pli­ko­wa­ne. W ostat­nich latach dodat­ko­wo ule­ga­ją cią­głym zmia­nom legi­sla­cyj­nym – ostat­nio w ramach rzą­do­we­go pro­gra­mu „Polski Ład”, któ­ry doty­czy m.in.: zmian podat­ko­wych czy zmian w ulgach i odli­cze­niach. W związ­ku z jego wdro­że­niem dzia­ły kadrowo-płacowe muszą szyb­ko odna­leźć się w nowej rzeczywistości.

Outsourcing pay­rol­lu mile widziany

Polski Ład to wyzwa­nie dla wie­lu przed­się­bior­ców. Konieczność wni­kli­we­go zapo­zna­nia się ze zmia­na­mi w prze­pi­sach wyma­ga bowiem poświę­ce­nia dużej ilo­ści cza­su, a do tego nie­zbęd­ne sta­je się zabez­pie­cze­nie odpo­wied­nich nakła­dów finan­so­wych na szko­le­nia zespo­łu i aktu­ali­za­cję sys­te­mów roz­li­cze­nio­wych. W tej sytu­acji coraz czę­ściej fir­my roz­wa­ża­ją sce­do­wa­nie wszyst­kich obo­wiąz­ków doty­czą­cych obsłu­gi kadrowo-płacowej na zewnętrz­nych eks­per­tów. Decyzje w tej spra­wie podej­mo­wa­ne są dużo spraw­niej niż wcze­śniej, gdyż out­so­ur­cing pay­rol­lu regu­lar­nie zysku­je na war­to­ści w oczach przed­się­bior­ców. Nic dziw­ne­go – fir­my nie tyl­ko pozby­wa­ją się pro­ble­mu zwią­za­ne­go z koniecz­no­ścią śle­dze­nia zmian w prze­pi­sach oraz rekru­ta­cją i rota­cją pra­cow­ni­ków, ale też zysku­ją pod kątem finansowym.

W ramach out­so­ur­cin­gu usług kadrowo-płacowych orga­ni­za­cja może liczyć np. na reali­za­cję comie­sięcz­nych roz­li­czeń pra­cow­ni­ków, kon­tro­lo­wa­nie umów, obsłu­gę zaświad­czeń oraz całej doku­men­ta­cji pra­cow­ni­czej, a tak­że obli­cza­nie zobo­wią­zań wobec Urzędu Skarbowego
i ZUS‑u czy repre­zen­to­wa­nie fir­my przed orga­na­mi państwowymi.

Outsourcing usług kadrowo-płacowych to też ogrom­na oszczęd­ność cza­su. Firma decy­du­ją­ca się na to roz­wią­za­nie, może skon­cen­tro­wać się na swo­jej klu­czo­wej dzia­łal­no­ści i reali­za­cji celów stra­te­gicz­nych. Powierzając obsłu­gę eks­per­tom, ogra­ni­cza też kosz­ty związane
z pro­wa­dze­niem wła­sne­go dzia­łu kadr i płac. W ten spo­sób może rów­nież zabez­pie­czyć się przed kon­se­kwen­cja­mi nie­umyśl­nych błę­dów popeł­nia­nych przez wła­snych, nie­do­świad­czo­nych pra­cow­ni­ków dzia­łu księgowego.

Podstawową potrze­bą, z jaką przy­cho­dzą do nas klien­ci, jest zapew­nie­nie cią­gło­ści obsłu­gi kadrowo-płacowej – mówi Agnieszka Haponik, dyrek­tor roz­wo­ju biz­ne­su i mar­ke­tin­gu w LeasingTeam Group. Klienci nie chcą mar­twić się rota­cją pra­cow­ni­ków, urlo­pa­mi, L4 czy błę­da­mi w sys­te­mie kadrowo-płacowym, któ­re muszą napra­wiać. Chcą sku­pić się na swo­im biz­ne­sie, z któ­re­go mają real­ne zyski. Dodatkowy aspekt to oczy­wi­ście finan­se – obec­nie utrzy­my­wa­nie dzia­łu kadrowo-płacowego jest dużo droż­sze niż jesz­cze kil­ka lat temu. Pensje rosną w szyb­kim tem­pie, na ryn­ku bra­ku­je specjalistów.
Ze wzglę­du na szyb­ko zmie­nia­ją­ce się pra­wo, nie­zbęd­ne jest per­ma­nent­ne pod­no­sze­nie kwa­li­fi­ka­cji pra­cow­ni­ków, czy­li inwe­sty­cja w szko­le­nia i kur­sy. Do tego docho­dzą kosz­ty opro­gra­mo­wa­nia kadrowo-płacowego. W efek­cie wie­lu przed­się­bior­ców docho­dzi do wnio­sku, że out­so­ur­cing pay­rol­lu to opty­mal­ne rozwiązanie.

Najlepsza fir­ma do współpracy

Czym kie­ro­wać się, chcąc wybrać naj­lep­szą ofer­tę na ryn­ku? Doświadczenie – oto sło­wo klucz – wyja­śnia Agnieszka Haponik. Warto zro­bić sta­ran­ny rese­arch i uważ­nie przyj­rzeć się ekspertom,
by na tej pod­sta­wie móc wybrać fir­mę, któ­ra fak­tycz­nie spe­cja­li­zu­je się w kom­plek­so­wej obsłu­dze kadrowo-płacowej i może pochwa­lić się solid­nym doświad­cze­niem. Dużo
o poten­cjal­nym usłu­go­daw­cy może powie­dzieć też sys­tem, na jakim pra­cu­je – pro­fe­sjo­nal­ne fir­my korzy­sta­ją z zaawan­so­wa­nych, bez­piecz­nych roz­wią­zań, w naszym przy­pad­ku jest to Teta. Małe pod­mio­ty naj­czę­ściej nie stać na takie pro­gra­my, więc posił­ku­ją się roz­wią­za­nia­mi chmu­ro­wy­mi. Istotne są tak­że opi­nie i reko­men­da­cje poprzed­nich klien­tów, któ­re sta­no­wią potwier­dze­nie wyso­kiej jako­ści współ­pra­cy. Warto posta­wić na fir­mę, któ­ra ma już swo­ją histo­rię na ryn­ku i od lat cie­szy się zaufa­niem przedsiębiorców.

Wybierając dostaw­cę pay­rol­lu, moż­na też spraw­dzić, czy fir­ma posia­da i udo­stęp­nia klien­tom plat­for­mę do obsłu­gi i auto­ma­ty­za­cji pro­ce­sów HR. Nowoczesne fir­my bazu­ją na takich narzę­dziach, gdyż wpły­wa to na opty­ma­li­za­cję cza­su pra­cy i wzrost pozio­mu zado­wo­le­nia klien­ta oraz jego pra­cow­ni­ków.  – Wszyscy nasi klien­ci w ramach współ­pra­cy pay­rol­lo­wej otrzy­mu­ją dostęp do naszej autor­skiej plat­for­my TalentPoint – doda­je Agnieszka Haponik z LeasingTeam Group. Usprawnia ona prze­pływ pra­cy, auto­ma­tycz­nie łącząc dzia­ły HR, pra­cow­ni­ków, roz­li­cze­nia i umo­wy w jed­nym miej­scu. Klient zysku­je np. elek­tro­nicz­ną ewi­den­cję cza­su pra­cy, rapor­ty ana­li­tycz­ne, moż­li­wość gene­ro­wa­nia i pod­pi­sy­wa­nia umów onli­ne, z kolei pra­cow­ni­cy mają sta­ły dostęp do swo­ich danych kadro­wych, zgła­sza­ją urlo­py za pomo­cą plat­for­my, czy pobie­ra­ją potrzeb­ne doku­men­ty zwią­za­ne z zatrud­nie­niem. Mogą np. w każ­dej chwi­li pobrać samo­dziel­nie odci­nek pła­co­wy RMUA, zgła­szać przez sys­tem zapo­trze­bo­wa­nie na urlop, czy ana­li­zo­wać elek­tro­nicz­ną ewi­den­cję cza­su pra­cy. Współpraca z doświad­czo­ną fir­mą zewnętrz­ną pozwa­la też jesz­cze lepiej chro­nić dane pra­cow­ni­ków przed kra­dzie­żą i ich wyko­rzy­sta­niem w nie­le­gal­ny sposób..