wrzesień 2020

by Joanna Adamiak

BRAKI KADROWE I ZASTĘPSTWA. JAK EFEKTYWNIE ZARZĄDZAĆ ABSENCJAMI?

Jak zapew­nić cią­głość i pra­wi­dło­we dzia­ła­nie przed­się­bior­stwa w obli­czu zmian kadro­wych – absen­cji czy rota­cji? To temat szcze­gól­nie waż­ny w okre­sie waka­cyj­nym, ale też jesie­nią i zimą, czy­li w sezo­nie gry­po­wym, gdy tra­dy­cyj­nie wzra­sta licz­ba osób na zwol­nie­niach lekar­skich. W tym roku dodat­ko­wo nale­ży spo­dzie­wać się trud­no­ści wyni­ka­ją­cych z pan­de­mii koro­na­wi­ru­sa, z któ­rej skut­ka­mi – i to na wie­lu polach – przed­się­bior­cy muszą radzić sobie już od wie­lu mie­się­cy. Tym bar­dziej war­to zawcza­su przy­go­to­wać pro­ce­du­ry wewnętrz­ne na poten­cjal­ne, ale real­ne, pro­ble­my z nagły­mi i być może nawet maso­wy­mi absen­cja­mi pracowników. 

Każdej jesie­ni wzra­sta zacho­ro­wal­ność pra­cow­ni­ków. W tym roku może jed­nak dojść do kul­mi­na­cji ze wzglę­du COVID-19, a to może w znacz­nym stop­niu spa­ra­li­żo­wać pra­cę w fir­mie, zwłasz­cza gdy nie posia­da ona zaple­cza pra­cow­ni­cze­go i nie jest przy­go­to­wa­na na szyb­kie zapew­nie­nie zastępstw. A im wyż­sze sta­no­wi­ska i wyma­ga­ne kwa­li­fi­ka­cje, tym trudniej.

W obli­czu nagłych bra­ków kadro­wych przed­się­bior­stwa mają w prak­ty­ce do wybo­ru trzy ścież­ki: poszu­ki­wa­nie nowych, tym­cza­so­wych pra­cow­ni­ków we wła­snym zakre­sie, rota­cyj­ne zastęp­stwa w ramach zatrud­nio­nej kadry oraz out­so­ur­cing pra­cow­ni­ków, czy­li sko­rzy­sta­nie z usług agen­cji zatrudnienia.

POSZUKIWANIE NA WŁASNĄ RĘKĘ

To roz­wią­za­nie w naj­więk­szym stop­niu anga­żu­je wewnętrz­ny dział HR, zarów­no pod wzglę­dem poświę­co­ne­go cza­su, jak i wło­żo­ne­go wysił­ku. W tej opcji, musi­my liczyć na szyb­kie i spraw­ne dzia­ła­nie wła­snych rekru­te­rów. Niezależnie jed­nak od ich doświad­cze­nia i umie­jęt­no­ści, jeśli rekru­ta­cje w stan­dar­do­wym try­bie nie nale­żą do łatwych zadań, to zna­le­zie­nie odpo­wied­nich kan­dy­da­tów na nagłe zastęp­stwo – chęt­nych do pod­ję­cia pra­cy tym­cza­so­wej, posia­da­ją­cych kon­kret­ne kwa­li­fi­ka­cje i na doda­tek dostęp­nych „od ręki”, to dopie­ro praw­dzi­we wyzwa­nie. Warto też pod­kre­ślić, że szyb­kie i nagłe poszu­ki­wa­nie pra­cow­ni­ków wią­że się z wyso­kim kosz­tem dla pra­co­daw­ców – bez­po­śred­nim, zwią­za­nym z nad­go­dzi­na­mi, ale też pośred­nim, jak opóź­nie­nie reali­za­cji innych toczą­cych się projektów.

ROTACJE W RAMACH ISTNIEJĄCEJ KADRY

W mniej­szych fir­mach popu­lar­ne jest prze­su­wa­nie pra­cow­ni­ków wewnątrz przed­się­bior­stwa. Najbardziej widocz­ne jest to w przy­pad­ku absen­cji pra­cow­ni­ków recep­cji, któ­ra zasad­ni­czo nie może dzia­łać bez zapew­nie­nia cią­gło­ści obsłu­gi. Niestety to roz­wią­za­nie ma swo­je wady, ponie­waż oso­ba, np. z dzia­łu sprze­da­ży, prze­nie­sio­na tym­cza­so­wo, wyrwa­na ze swo­je­go try­bu pra­cy, nie jest przy­go­to­wa­na do prze­ję­cia nowych obo­wiąz­ków. Zazwyczaj radzi sobie gorzej niż w peł­ni wykwa­li­fi­ko­wa­ny, ale nie­obec­ny pra­cow­nik, a dodat­ko­wo kosz­tu­je fir­mę wię­cej. Nie bez zna­cze­nia jest też zauwa­żal­ny spa­dek moty­wa­cji takie­go pra­cow­ni­ka, szcze­gól­nie, gdy zosta­je przy­dzie­lo­ny do wyko­ny­wa­nia mniej pre­sti­żo­wych zadań niż na wła­snym s

OUTSOURCING PRACOWNIKÓW

Poszukiwanie pra­cow­ni­ka z odpo­wied­ni­mi kwa­li­fi­ka­cja­mi, dostęp­ne­go „od zaraz” i goto­we­go do pod­ję­cia pra­cy jedy­nie na zastęp­stwo nie nale­ży do pro­stych zadań. Dla doświad­czo­nej agen­cji zatrud­nie­nia to jed­nak chleb powsze­dni. Dlatego opty­mal­nym roz­wią­za­niem wyda­je się out­so­ur­cing pra­cow­ni­ków sto­so­wa­ny przez coraz wię­cej firm.

- W ostat­nim cza­sie obser­wu­je­my wzmo­żo­ne zain­te­re­so­wa­nie usłu­gą pra­cy tym­cza­so­wej i out­so­ur­cin­gu whi­te col­lar, ze szcze­gól­nym naci­skiem na obsłu­gę zastępstw. Firmy jasno komu­ni­ku­ją, że chcą być goto­we na każ­dą ewen­tu­al­ność, w tym poten­cjal­ną kwa­ran­tan­nę czę­ści zespo­łu. Chcąc wyjść im naprze­ciw i dać moż­li­wość prze­te­sto­wa­nia obsłu­gi zastępstw przez zewnętrz­ną fir­mę, każ­dy klient, któ­ry pod­pi­sze z nami umo­wę oraz zło­ży zamó­wie­nie na min. trzy dni zastęp­stwa, otrzy­ma pierw­szy dzień gra­tis. Chcemy roz­po­wszech­nić taką for­mę współ­pra­cy z przed­się­bior­stwa­mi, gdyż jeste­śmy prze­ko­na­ni, że pod kątem finan­so­wym jest to naj­bar­dziej opty­mal­na for­ma zarzą­dza­nia zastęp­stwa­mi – komen­tu­je Anna Jurkiewicz, regio­nal­ny kie­row­nik ds. out­so­ur­cin­gu w LeasingTeam Professional.

Outsourcing pozwa­la w bar­dzo efek­tyw­ny spo­sób zarzą­dzać nie­obec­no­ścia­mi pra­cow­ni­ków, nie­za­leż­nie od tego czy mamy do czy­nie­nia z kil­ku­dnio­wym L4, dwu­ty­go­dnio­wym urlo­pem, czy kwa­ran­tan­ną. Profesjonalna agen­cja zatrud­nie­nia jest w sta­nie zapro­po­no­wać kan­dy­da­tów na zastęp­stwo w nawet 2–3 dni robo­cze, a przy sta­łej, dłuż­szej współ­pra­cy nawet szyb­ciej. W efek­cie klient unik­nie strat z tytu­łu prze­su­wa­nia pra­cow­ni­ków wła­snych na sta­no­wi­ska, któ­re nie odpo­wia­da­ją ich wie­dzy, doświad­cze­niu i wyna­gro­dze­niu. Dodatkowo cały pro­ces rekru­ta­cji, peł­ne zarzą­dza­nie i roz­li­cza­nie pra­cow­ni­ka zewnętrz­ne­go leżą po stro­nie fir­my out­so­ur­cin­go­wej, przez co nie trze­ba nad­mier­nie roz­bu­do­wy­wać wewnętrz­nych dzia­łów HR czy kadr i płac, co gene­ro­wa­ło­by kolej­ne koszty.

Warto współ­pra­co­wać dłu­go­fa­lo­wo z wybra­ną agen­cją. Z cza­sem bowiem pro­fe­sjo­na­li­ści z agen­cji będą coraz lepiej zna­li spe­cy­fi­kę pra­cy w danej orga­ni­za­cji, co umoż­li­wi im regu­lar­ne roz­bu­do­wy­wa­nie  bazy kan­dy­da­tów o oso­by speł­nia­ją­ce wyma­ga­nia danej fir­my. Znacząco wzro­śnie wów­czas poziom dopa­so­wa­nia pra­cow­ni­ków, a czas na ich dostar­cze­nie się skró­ci. Pracownicy z kolei będą coraz spraw­niej wdra­ża­li się w nowe obo­wiąz­ki i lepiej akli­ma­ty­zo­wa­li w fir­mie. W efek­cie zyska­ją wszyst­kie trzy strony.