W związ­ku z reali­za­cją wymo­gów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwiet­nia 2016 r. w spra­wie ochro­ny osób fizycz­nych w związ­ku z prze­twa­rza­niem danych oso­bo­wych i w spra­wie swo­bod­ne­go prze­pły­wu takich danych oraz uchy­le­nia dyrek­ty­wy 95/46/WE (ogól­ne roz­po­rzą­dze­nie o ochro­nie danych) zwa­ne­go dalej „RODO”, infor­mu­je­my o zasa­dach prze­twa­rza­nia Twoich danych oso­bo­wych oraz o przy­słu­gu­ją­cych Ci pra­wach z tym związanych.

Poniższe zasa­dy sto­su­je się począw­szy od 25 maja 2018 roku.

1. Administrator danych osobowych.

Administratorem Twoich danych oso­bo­wych jest FACE IT sp. z o.o. z sie­dzi­bą w Warszawie, ul. Al. Jana Pawła II 61, lok. 211, 01–031 Warszawa, REGON: 146417793, NIP: 527 268 74 91, wpi­sa­na do reje­stru przed­się­bior­ców Krajowego Rejestru Sądowego pro­wa­dzo­ne­go przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nume­rem KRS 0000442280, kapi­tał zakła­do­wy (w peł­ni wpła­co­ny) 5 000,00zł (dalej jako „My”, lub „FACE IT”).

2. Kontakt z nami.

FACE IT wyzna­czy­ła jeden punkt kon­tak­to­wy dla wszyst­kich zagad­nień doty­czą­cych danych oso­bo­wych. Jeżeli chcesz się z nami skon­tak­to­wać napisz do nas wia­do­mość e‑mail na adres: daneosobowe@agencjafaceit.pl lub prze­ślij list na adres: FACE IT sp. z o.o. ul. Bagatela 10 lok. 31, 00–585 Warszawa, z dopi­skiem: „Dane oso­bo­we”.

3. Skąd mamy Twoje dane osobowe?

• Twoje dane naj­czę­ściej otrzy­mu­je­my pośred­nio z publicz­nie dostęp­nych źró­deł, takich jak stro­ny inter­ne­to­we, któ­re pro­wa­dzisz, albo witry­ny mediów (np. redak­cje gazet, tele­wi­zji), dla któ­rych pracujesz;
• nie­kie­dy Twoje dane oso­bo­we, bądź ich część, otrzy­mu­je­my bez­po­śred­nio od Ciebie, gdy wysy­łasz do nas wia­do­mość za pośred­nic­twem e‑mail, poprzez for­mu­larz kon­tak­to­wy, bądź pod­czas roz­mo­wy z Członkiem Personelu FACE IT.

4. Jaki jest zakres prze­twa­rza­nych danych?

Twoje dane oso­bo­we, któ­re FACE IT może prze­twa­rzać, są następujące:

• Twoje imię i nazwisko;
• adres e‑mail;
• numer tele­fo­nu kontaktowego;
• adres zamiesz­ka­nia lub korespondencyjny;
• fir­ma, w któ­rej pra­cu­jesz (w tym fir­ma Twojej dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej, jeśli ją prowadzisz);
• nazwa, adres Twojej dzia­łal­no­ści gospo­dar­czej, nr NIP, REGON, nazwa ban­ku i numer rachun­ku bankowego;
• zaj­mo­wa­ne stanowisko;
• wyko­ny­wa­ny zawód;
• dodat­ko­we infor­ma­cje o sobie, któ­re możesz zawrzeć w kore­spon­den­cji e‑mail lub któ­re możesz podać w trak­cie roz­mo­wy tele­fo­nicz­nej z Personelem FACE IT (przy czym pro­wa­dzo­ne roz­mo­wy nie są przez nas rejestrowane);
• udzie­lo­ne przez Ciebie zgo­dy (jeże­li np. udzie­li­łeś zgo­dy FACE IT na prze­twa­rza­nie danych w celach marketingowych).

5. W jakim celu i na jakiej pod­sta­wie prze­twa­rza­my Twoje dane osobowe?

Twoje dane oso­bo­we prze­twa­rza­my w związ­ku z pro­wa­dzo­ną przez FACE IT dzia­łal­no­ścią tj. świad­cze­niem usług public rela­tions (np. media rela­tions), pro­wa­dze­niem komu­ni­ka­cji w ser­wi­sach spo­łecz­no­ścio­wych oraz reali­za­cją dzia­łań pro­mo­cyj­nych (np. wysył­ka infor­ma­cji pra­so­wych, kie­ro­wa­nie zapro­szeń na spo­tka­nia dzien­ni­kar­skie, wysył­ka pró­bek pro­duk­tów) (dalej: „usłu­gi”), ofe­ro­wa­nym naszym Klientom, tj. pod­mio­tom, któ­rych dzia­łal­no­ścią – z racji wyko­ny­wa­ne­go przez Ciebie zawo­du lub pro­wa­dzo­nej dzia­łal­no­ści – możesz być zainteresowany/a.

W kon­se­kwen­cji, prze­twa­rza­my Twoje dane oso­bo­we w celu:

• zawia­do­mie­nia Cię (np. poprzez wia­do­mość e‑mil, sms lub tele­fo­nicz­nie) o zdarzeniu/wydarzeniu/produkcie doty­czą­cym któ­re­goś z naszych Klientów – prze­twa­rza­nie na pod­sta­wie 6 ust. 1 lit. a) (Twoja zgo­da) lub f) (praw­nie uza­sad­nio­ny inte­res Administratora) RODO;
• zawar­cia i wyko­na­nia z Tobą umo­wy, jeże­li w ramach naszej i Twojej dzia­łal­no­ści nawią­że­my współ­pra­cę i zde­cy­du­jesz się rów­nież zostać naszym Kontrahentem. W takim przy­pad­ku prze­twa­rza­my Twoje dane oso­bo­we na pod­sta­wie 6 ust. 1 lit. b) RODO (w celu zawar­cia i wyko­na­nia umowy),
• pro­wa­dze­nia ksiąg rachun­ko­wych i roz­li­czeń podat­ko­wych zgod­nie z 6 ust. 1 lit. c) RODO (w celu wypeł­nie­nia cią­żą­ce­go na Administratorze obo­wiąz­ku prawnego);
• Twoje dane oso­bo­we prze­twa­rza­ne są tak­że w celu win­dy­ka­cji należ­no­ści, pro­wa­dze­nia postę­po­wań sądo­wych, arbi­tra­żo­wych i media­cyj­nych, archi­wi­za­cyj­nych oraz moż­li­wo­ści roz­li­cze­nia się przez nas z pra­wi­dło­wo­ści prze­twa­rza­nia Twoich danych, co sta­no­wi praw­nie uza­sad­nio­ny inte­res admi­ni­stra­to­ra na pod­sta­wie 6 ust. 1 lit. f) RODO.

6. Jak dłu­go prze­twa­rza­my Twoje dane osobowe? 

Okres przez jaki prze­twa­rza­my Twoje dane oso­bo­we jest zależ­ny od celu prze­twa­rza­nia. I tak odpowiednio:

• zawia­da­mia­nie Cię o zda­rze­niu doty­czą­cym naszych Klientów, któ­rym ze wzglę­dów zawo­do­wych możesz być zainteresowany/a - w tym celu prze­twa­rza­my Twoje dane do cza­su, w któ­rym wyra­zisz swój sprze­ciw wobec takie­go prze­twa­rza­nia lub cof­niesz wyra­żo­ną na taką komu­ni­ka­cję zgodę;
• zawar­cie i wyko­na­nie zawar­tej z Tobą umo­wy, jeśli zde­cy­du­jesz się zostać naszym Kontrahentem – w tym celu prze­twa­rza­my Twoje dane przez czas jej wyko­ny­wa­nia;
• jeże­li cho­dzi o cele rachun­ko­we, to będzie­my prze­twa­rzać Twoje dane przez okres 5 lat, licząc od począt­ku roku nastę­pu­ją­ce­go po roku obro­to­wym, któ­re­go doty­czą dane doku­men­ty księ­go­we (art. 74 ust. 2 i 3 Ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachun­ko­wo­ści (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). Natomiast jeże­li cho­dzi o cele podat­ko­we to dane będą prze­twa­rza­ne przez okres 5 lat, licząc od koń­ca roku kalen­da­rzo­we­go, w któ­rym upły­nął ter­min płat­no­ści dane­go podat­ku (art. 70 § 1 Ustawy z dnia 29 sierp­nia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.);
• win­dy­ka­cja należ­no­ści – pro­wa­dze­nie postę­po­wań sądo­wych, arbi­tra­żo­wych i media­cyj­nych, archi­wi­za­cja, zapew­nie­nie moż­li­wo­ści roz­li­cze­nia się przez nas z pra­wi­dło­wo­ści prze­twa­rza­nia danych oraz wypeł­nia­nia innych obo­wiąz­ków wyni­ka­ją­cych z prze­pi­sów pra­wa – w tych celach prze­twa­rza­my dane oso­bo­we do koń­ca okre­su przedaw­nie­nia (okres ten zależ­ny będzie od rodza­ju rosz­cze­nia zgod­nie z Kodeksem cywil­nym lub inny­mi akta­mi praw­ny­mi regu­lu­ją­cy­mi zasa­dy odpo­wie­dzial­no­ści innej, niż cywilna).

7. Kto jest odbior­cą Twoich danych osobowych?

Twoje dane udo­stęp­nia­my tyl­ko wów­czas, gdy jest to nie­zbęd­ne. Nie sprze­da­je­my Twoich danych. Twoje dane oso­bo­we może­my nato­miast prze­ka­zać naszym Klientom (przy czym cele prze­twa­rza­nia przez nich Twoich danych nie ule­gną zmia­nie) i/lub Kontrahentom, tj. podmiotom/firmom, któ­re świad­czą na rzecz FACE IT usłu­gi koniecz­ne dla pra­wi­dło­we­go funk­cjo­no­wa­nia, np.:

• fir­mom, któ­re zaj­mu­ją się orga­ni­zo­wa­niem róż­ne­go rodza­ju wydarzeń/eventów;
• fir­mom świad­czą­cym usłu­gi dosta­wy i utrzy­ma­nia opro­gra­mo­wa­nia bazo­da­no­we­go i inne­go, dzię­ki któ­re­mu FACE IT może na przy­kład pro­wa­dzić sto­sow­ne ewi­den­cje i komu­ni­ka­cję mailową;
• pod­mio­tom świad­czą­cym usłu­gi hostingowe;
• fir­mom dorad­czym oraz praw­ni­czym, a tak­że biu­rom rachun­ko­wym i zapew­nia­ją­cym obsłu­gę IT, wspie­ra­ją­cym nas w codzien­nej działalności;
• pod­mio­tom, z któ­ry­mi współ­pra­cu­je­my w celu świad­cze­nia usług na rzecz naszych Klientów.

Dla pod­mio­tów z każ­dej kate­go­rii FACE IT prze­ka­zu­je tyl­ko te dane, któ­re są nie­zbęd­ne dla osią­gnię­cia celów okre­ślo­nej z nim współpracy.

8. Czy prze­twa­rza­my Twoje dane oso­bo­we auto­ma­tycz­nie (w tym poprzez pro­fi­lo­wa­nie) w spo­sób wpły­wa­ją­cy na Twoje prawa?

Nie sto­su­je­my pro­fi­lo­wa­nia, ani nie prze­twa­rza­my Twoich danych w spo­sób zautomatyzowany.

9. W jaki spo­sób prze­twa­rza­my dane osobowe?

Przetwarzamy dane oso­bo­we zgod­nie z obo­wią­zu­ją­cym pra­wem, w szcze­gól­no­ści zgod­nie z RODO. Mamy na uwa­dze nastę­pu­ją­ce regu­ły, któ­ry­mi kie­ru­je­my się przy prze­twa­rza­niu Twoich danych osobowych:

• Reguła ade­kwat­no­ści. Przetwarzamy tyl­ko te dane, któ­re są nie­zbęd­ne dla osią­gnię­cia dane­go celu prze­twa­rza­nia; dla każ­de­go pro­ce­su prze­pro­wa­dzi­li­śmy ana­li­zę speł­nie­nia tej reguły;
• Reguła trans­pa­rent­no­ści. Powinieneś mieć peł­ną wie­dzę o tym, co dzie­je się z Twoimi dany­mi. Niniejszy doku­ment, w któ­rym sta­ra­my się udzie­lić Tobie peł­nej infor­ma­cji o regu­łach prze­twa­rza­nia przez nas Twoich danych oso­bo­wych, jest jej przejawem;
• Reguła pra­wi­dło­wo­ści. Staramy się, aby Twoje dane oso­bo­we w naszych sys­te­mach były aktu­al­ne i zgod­ne z prawdą;
• Reguła inte­gral­no­ści i pouf­no­ści. Stosujemy nie­zbęd­ne środ­ki zabez­pie­cza­ją­ce pouf­ność i inte­gral­ność Twoich danych oso­bo­wych. Cały czas je uspraw­nia­my, wraz ze zmie­nia­ją­cym się oto­cze­niem i postę­pem tech­no­lo­gicz­nym. Zabezpieczenia obej­mu­ją środ­ki fizycz­ne i tech­no­lo­gicz­ne ogra­ni­cza­ją­ce dostęp do Twoich danych, jak rów­nież sto­sow­ne środ­ki zabez­pie­cza­ją­ce przed utra­tą Twoich danych;
• Reguła roz­li­czal­no­ści. Chcemy móc roz­li­czyć się z każ­de­go nasze­go dzia­ła­nia na danych oso­bo­wych, tak aby­śmy w razie Twojego zapy­ta­nia, mogli udzie­lić Ci peł­nej i rze­tel­nej infor­ma­cji doty­czą­cej tego jakie dzia­ła­nia reali­zo­wa­li­śmy na Twoich danych.

10. Jakie masz prawa?

Przepisy o ochro­nie danych oso­bo­wych dają Ci sze­reg praw, z któ­rych możesz sko­rzy­stać w dowol­nej chwi­li. O ile nie będziesz tych praw nad­uży­wał (np. nie­uza­sad­nio­ne codzien­ne proś­by o udzie­le­nie infor­ma­cji), to korzy­sta­nie z nich będzie dla Ciebie nie­od­płat­ne i powin­no być łatwe w realizacji.

Twoje pra­wa obejmują:

• Prawo dostę­pu do tre­ści swo­ich danych oso­bo­wych. To pra­wo ozna­cza, że możesz popro­sić, aby­śmy wyeks­por­to­wa­li z naszych baz danych infor­ma­cje jakie mamy o Tobie i prze­sła­li je do Ciebie w jed­nym z powszech­nie wyko­rzy­sty­wa­nych for­ma­tów (np. XLSX, DOCX itp.);
• Prawo do popra­wia­nia danych. Jeżeli dowiesz się, że prze­twa­rza­ne przez nas dane są nie­pra­wi­dło­we, masz pra­wo popro­sić nas o ich popra­wie­nie, a my będzie­my zobo­wią­za­ni to zro­bić. W takim przy­pad­ku mamy pra­wo popro­sić Ciebie o przed­sta­wie­nie jakie­goś doku­men­tu lub inne­go dowo­du na oko­licz­ność zmia­ny danych;
• Prawo do ogra­ni­cze­nia prze­twa­rza­nia danych. Jeżeli pomi­mo zasto­so­wa­nia się przez nas do regu­ły ade­kwat­no­ści, uznasz że dla okre­ślo­ne­go pro­ce­su prze­twa­rza­my zbyt sze­ro­ki kata­log Twoich danych oso­bo­wych, masz pra­wo zażą­dać, aby­śmy ogra­ni­czy­li ten zakres prze­twa­rza­nia. O ile Twoje żąda­nie nie będzie sprze­ci­wia­ło się wyma­ga­niom nakła­da­nym na nas przez obo­wią­zu­ją­ce pra­wo przy­chy­li­my się do Twojego żądania;
• Prawo do żąda­nia usu­nię­cia danych. Prawo to, zwa­ne rów­nież pra­wem do bycia zapo­mnia­nym, ozna­cza Twoje pra­wo do żąda­nia, aby­śmy usu­nę­li z naszych sys­te­mów bazo­da­no­wych oraz z naszej doku­men­ta­cji wszel­kie infor­ma­cje zawie­ra­ją­ce Twoje dane oso­bo­we. Pamiętaj, że nie będzie­my mogli tego uczy­nić, jeże­li na pod­sta­wie prze­pi­sów pra­wa mamy obo­wią­zek prze­twa­rza­nia Twoich danych (np. doku­men­ty trans­ak­cji dla potrzeb podat­ko­wych, obo­wią­zek zapew­nie­nia roz­li­czal­no­ści naszych dzia­łań). W każ­dym przy­pad­ku jed­nak usu­nie­my Twoje dane oso­bo­we w moż­li­wie naj­peł­niej­szym zakre­sie, a tam gdzie nie jest to moż­li­we zapew­ni­my ich pseu­do­ni­mi­za­cję (co ozna­cza brak moż­li­wo­ści ziden­ty­fi­ko­wa­nia oso­by, któ­rej dane doty­czą bez odpo­wied­nie­go klu­cza powią­zań), dzię­ki cze­mu Twoje dane, któ­re musi­my zacho­wać zgod­nie z obo­wią­zu­ją­cym pra­wem, będą dostęp­ne wyłącz­nie dla bar­dzo ogra­ni­czo­ne­go krę­gu osób;
• Prawo do prze­no­sze­nia danych do inne­go admi­ni­stra­to­ra danych. Zgodnie z RODO możesz popro­sić nas, aby­śmy wyeks­por­to­wa­li dane, któ­re nam poda­łeś w toku wszyst­kich naszych kon­tak­tów do odręb­ne­go pli­ku, w celu ich dal­sze­go prze­ka­za­nia do inne­go admi­ni­stra­to­ra danych;
• Prawo do cof­nię­cia zgo­dy. Jeżeli prze­twa­rza­my Twoje dane oso­bo­we na pod­sta­wie zgo­dy możesz w dowol­nym momen­cie tę zgo­dę cof­nąć. Cofnięcie zgo­dy nie będzie mia­ło wpły­wu na zgod­ność z pra­wem prze­twa­rza­nia, któ­re­go doko­na­li­śmy na pod­sta­wie zgo­dy wyra­żo­nej przed jej cof­nię­ciem. Pragniemy Cię jed­nak poin­for­mo­wać, że Twoje dane oso­bo­we w zakre­sie obję­tym cof­nię­tą zgo­dą, tj. w zakre­sie celu, któ­re­go zgo­da doty­czy­ła, prze­sta­ną być prze­twa­rza­ne w tym celu. Niemniej jed­nak Twoje dane oso­bo­we obję­te zgo­dą będą dalej prze­twa­rza­ne w celu wywią­za­nia się przez nas z obo­wiąz­ków wyni­ka­ją­cych z prze­pi­sów pra­wa, w tym przede wszyst­kim obo­wiąz­ku roz­li­cze­nia się przez nas z pra­wi­dło­wo­ści prze­twa­rza­nia danych oso­bo­wych, ewen­tu­al­nie w celach opar­tych na naszym praw­nie uza­sad­nio­nym interesie.

Uprawnienia, o któ­rych mowa powy­żej możesz wyko­ny­wać poprzez kon­takt z nami pod adre­sem e‑mail: daneosobowe@agencjafaceit.pl lub listow­nie na adres: FACE IT sp. z o.o. ul. Bagatela 10 lok. 31, 00–585 Warszawa, z dopi­skiem: „Dane oso­bo­we”.

W spra­wach zwią­za­nych z dany­mi oso­bo­wy­mi możesz rów­nież pisać do nas, gdy jakieś dzia­ła­nie lub sytu­acja z któ­rą się spo­tkasz będzie budzi­ła Twoje oba­wy, czy na pew­no jest zgod­na z prze­pi­sa­mi, czy nie naru­sza przy­pad­kiem Twoich praw lub wol­no­ści. W takim przy­pad­ku odpo­wie­my na Twoje pyta­nia i wąt­pli­wo­ści oraz nie­zwłocz­nie zaadre­su­je­my dane zagadnienie.

Jeżeli uznasz, że w jaki­kol­wiek spo­sób naru­szy­li­śmy regu­ły prze­twa­rza­nia Twoich danych oso­bo­wych to masz pra­wo do zło­że­nia skar­gi bez­po­śred­nio do orga­nu nad­zo­ru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wyko­na­nia tego upraw­nie­nia powi­nie­neś podać peł­ny opis zaist­nia­łej sytu­acji oraz wska­zać jakie dzia­ła­nie uzna­jesz za naru­sza­ją­ce Twoje pra­wa lub wol­no­ści. Skargę nale­ży zło­żyć bez­po­śred­nio do orga­nu nadzoru.

11. Czym jest pra­wo do sprzeciwu?

Odrębnie chce­my Cię poin­for­mo­wać, że masz rów­nież pra­wo do tzw. sprze­ci­wu wobec prze­twa­rza­nia Twoich danych oso­bo­wych. Prawo do sprze­ci­wu skła­dasz wów­czas, gdy nie chcesz, aby­śmy prze­twa­rza­li Twoje dane oso­bo­we w okre­ślo­nym celu (np. w celach marketingowych).

Masz pra­wo do sprze­ci­wu rów­nież wte­dy, kie­dy prze­twa­rza­nie Twoich danych oso­bo­wych odby­wa się na pod­sta­wie praw­nie uza­sad­nio­ne­go inte­re­su lub dla celów sta­ty­stycz­nych, a sprze­ciw jest uza­sad­nio­ny przez szcze­gól­ną sytu­ację, w któ­rej się znalazłeś.

W takim przy­pad­ku dalej będzie­my prze­twa­rza­li Twoje dane dla potrzeb innych pro­ce­sów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla któ­re­go zgło­si­łeś sprzeciw.
Prawo do sprze­ci­wu możesz zgło­sić na adres e‑mail: daneosobowe@agencjafaceit.pl lub listow­nie na adres: FACE IT sp. z o.o. ul. Bagatela 10 lok. 31, 00–585 Warszawa, z dopi­skiem: „Dane oso­bo­we”.

12. Czy poda­nie danych jest Twoim obowiązkiem?

Swoje dane oso­bo­we prze­ka­zu­jesz FACE IT dobro­wol­nie. Nie ma bowiem prze­pi­su, któ­ry nakła­dał­by na Ciebie praw­ny obo­wią­zek ich przekazania.

Jeżeli jed­nak chcesz zawrzeć z nami jakąś umo­wę, musisz podać dane, któ­re umoż­li­wią nam zawar­cie i wyko­na­nie tej umo­wy, a tak­że jej nale­ży­te roz­li­cze­nie podat­ko­we oraz udo­ku­men­to­wa­nie na cele roz­li­czal­no­ści dzia­łań FACE IT.

Dane oso­bo­we poda­wa­ne np. w celach kon­tak­to­wych lub mar­ke­tin­go­wych są koniecz­ne do tego, aby­śmy mogli się z Tobą kon­tak­to­wać lub pro­wa­dzić dzia­ła­nia mar­ke­tin­go­we, na któ­re się godzisz bądź co naj­mniej się im nie sprze­ci­wiasz. Jeżeli ich nie podasz, nasza komu­ni­ka­cja z Tobą będzie albo utrud­nio­na (np. jeśli podasz tyl­ko nr tele­fo­nu, ale już nie adres e‑mail), albo wręcz nie­moż­li­wa (jeśli nie podasz żad­nych danych kontaktowych).

13. Czy udo­stęp­nia­my Twoje dane poza UE?

Nie, będzie­my prze­ka­zy­wać Twoich danych do pań­stwa trze­cie­go lub do orga­ni­za­cji międzynarodowych.