W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „RODO”, informujemy o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych oraz o przysługujących Ci prawach z tym związanych.

Poniższe zasady stosuje się począwszy od 25 maja 2018 roku.

  1. Administrator danych osobowych.

Administratorem Twoich danych osobowych jest FACE IT sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Al. Jana Pawła II 61, lok. 211, 01-031 Warszawa, REGON: 146417793, NIP: 527268749, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000442280, kapitał zakładowy (w pełni wpłacony) 5 000,00zł (dalej jako ,,My”, lub „FACE IT”).

  1. Kontakt z nami.

FACE IT wyznaczyła jeden punkt kontaktowy dla wszystkich zagadnień dotyczących danych osobowych. Jeżeli chcesz się z nami skontaktować napisz do nas wiadomość e-mail na adres: daneosobowe@agencjafaceit.pl lub prześlij list na adres: FACE IT sp. z o.o. ul. Bagatela 10 lok. 31, 00-585 Warszawa, z dopiskiem: ,,Dane osobowe”.

  1. Skąd mamy Twoje dane osobowe?
  • Twoje dane najczęściej otrzymujemy pośrednio z publicznie dostępnych źródeł, takich jak strony internetowe, które prowadzisz, albo witryny mediów (np. redakcje gazet, telewizji), dla których pracujesz;
  • niekiedy Twoje dane osobowe, bądź ich część, otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, gdy wysyłasz do nas wiadomość za pośrednictwem e-mail, poprzez formularz kontaktowy, bądź podczas rozmowy z Członkiem Personelu FACE IT.
  1. Jaki jest zakres przetwarzanych danych?

Twoje dane osobowe, które FACE IT może przetwarzać, są następujące:

  • Twoje imię i nazwisko;
  • adres e-mail;
  • numer telefonu kontaktowego;
  • adres zamieszkania lub korespondencyjny;
  • firma, w której pracujesz (w tym firma Twojej działalności gospodarczej, jeśli ją prowadzisz);
  • nazwa, adres Twojej działalności gospodarczej, nr NIP, REGON, nazwa banku i numer rachunku bankowego;
  • zajmowane stanowisko;
  • wykonywany zawód;
  • dodatkowe informacje o sobie, które możesz zawrzeć w korespondencji e-mail lub które możesz podać w trakcie rozmowy telefonicznej z Personelem FACE IT (przy czym prowadzone rozmowy nie są przez nas rejestrowane);
  • udzielone przez Ciebie zgody (jeżeli np. udzieliłeś zgody FACE IT na przetwarzanie danych w celach marketingowych).
  1. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe przetwarzamy w związku z prowadzoną przez FACE IT działalnością tj. świadczeniem usług public relations (np. media relations), prowadzeniem komunikacji w serwisach społecznościowych oraz realizacją działań promocyjnych (np. wysyłka informacji prasowych, kierowanie zaproszeń na spotkania dziennikarskie, wysyłka próbek produktów) (dalej: ,,usługi”), oferowanym naszym Klientom, tj. podmiotom, których działalnością – z racji wykonywanego przez Ciebie zawodu lub prowadzonej działalności – możesz być zainteresowany/a.

W konsekwencji, przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu:

  • zawiadomienia Cię (np. poprzez wiadomość e-mil, sms lub telefonicznie) o zdarzeniu/wydarzeniu/produkcie dotyczącym któregoś z naszych Klientów – przetwarzanie na podstawie 6 ust. 1 lit. a) (Twoja zgoda) lub f) (prawnie uzasadniony interes Administratora) RODO;
  • zawarcia i wykonania z Tobą umowy, jeżeli w ramach naszej i Twojej działalności nawiążemy współpracę i zdecydujesz się również zostać naszym Kontrahentem. W takim przypadku przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie 6 ust. 1 lit. b) RODO (w celu zawarcia i wykonania umowy),
  • prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych zgodnie z 6 ust. 1 lit. c) RODO (w celu wypełnienia ciążącego na Administratorze obowiązku prawnego);
  • Twoje dane osobowe przetwarzane są także w celu windykacji należności, prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, archiwizacyjnych oraz możliwości rozliczenia się przez nas z prawidłowości przetwarzania Twoich danych, co stanowi prawnie uzasadniony interes administratora na podstawie 6 ust. 1 lit. f) RODO.
  1. Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu przetwarzania. I tak odpowiednio:

  • zawiadamianie Cię o zdarzeniu dotyczącym naszych Klientów, którym ze względów zawodowych możesz być zainteresowany/a – w tym celu przetwarzamy Twoje dane do czasu, w którym wyrazisz swój sprzeciw wobec takiego przetwarzania lub cofniesz wyrażoną na taką komunikację zgodę;
  • zawarcie i wykonanie zawartej z Tobą umowy, jeśli zdecydujesz się zostać naszym Kontrahentem – w tym celu przetwarzamy Twoje dane przez czas jej wykonywania;
  • jeżeli chodzi o cele rachunkowe, to będziemy przetwarzać Twoje dane przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dane dokumenty księgowe (art. 74 ust. 2 i 3 Ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). Natomiast jeżeli chodzi o cele podatkowe to dane będą przetwarzane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku (art. 70 § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.);
  • windykacja należności – prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, archiwizacja, zapewnienie możliwości rozliczenia się przez nas z prawidłowości przetwarzania danych oraz wypełniania innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – w tych celach przetwarzamy dane osobowe do końca okresu przedawnienia (okres ten zależny będzie od rodzaju roszczenia zgodnie z Kodeksem cywilnym lub innymi aktami prawnymi regulującymi zasady odpowiedzialności innej, niż cywilna).
  1. Kto jest odbiorcą Twoich danych osobowych?

Twoje dane udostępniamy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne. Nie sprzedajemy Twoich danych. Twoje dane osobowe możemy natomiast przekazać naszym Klientom (przy czym cele przetwarzania przez nich Twoich danych nie ulegną zmianie) i/lub Kontrahentom, tj. podmiotom/firmom, które świadczą na rzecz FACE IT usługi konieczne dla prawidłowego funkcjonowania, np.:

  • firmom, które zajmują się organizowaniem różnego rodzaju wydarzeń/eventów;
  • firmom świadczącym usługi dostawy i utrzymania oprogramowania bazodanowego i innego, dzięki któremu FACE IT może na przykład prowadzić stosowne ewidencje i komunikację mailową;
  • podmiotom świadczącym usługi hostingowe;
  • firmom doradczym oraz prawniczym, a także biurom rachunkowym i zapewniającym obsługę IT, wspierającym nas w codziennej działalności;
  • podmiotom, z którymi współpracujemy w celu świadczenia usług na rzecz naszych Klientów.

Dla podmiotów z każdej kategorii FACE IT przekazuje tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia celów określonej z nim współpracy.

8. Czy przetwarzamy Twoje dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Twoje prawa?

Nie stosujemy profilowania, ani nie przetwarzamy Twoich danych w sposób zautomatyzowany.

  1. W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe?

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z RODO. Mamy na uwadze następujące reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych:

  • Reguła adekwatności. Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu przetwarzania; dla każdego procesu przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły;
  • Reguła transparentności. Powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Niniejszy dokument, w którym staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, jest jej przejawem;
  • Reguła prawidłowości. Staramy się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i zgodne z prawdą;
  • Reguła integralności i poufności. Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych;
  • Reguła rozliczalności. Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.
  1. Jakie masz prawa?

Przepisy o ochronie danych osobowych dają Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał (np. nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.

Twoje prawa obejmują:

  • Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych. To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.);
  • Prawo do poprawiania danych. Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych;
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania danych. Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do reguły adekwatności, uznasz że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo przychylimy się do Twojego żądania;
  • Prawo do żądania usunięcia danych. Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. dokumenty transakcji dla potrzeb podatkowych, obowiązek zapewnienia rozliczalności naszych działań). W każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób;
  • Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych. Zgodnie z RODO możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych;
  • Prawo do cofnięcia zgody. Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie zgody możesz w dowolnym momencie tę zgodę cofnąć. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Pragniemy Cię jednak poinformować, że Twoje dane osobowe w zakresie objętym cofniętą zgodą, tj. w zakresie celu, którego zgoda dotyczyła, przestaną być przetwarzane w tym celu. Niemniej jednak Twoje dane osobowe objęte zgodą będą dalej przetwarzane w celu wywiązania się przez nas z obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przede wszystkim obowiązku rozliczenia się przez nas z prawidłowości przetwarzania danych osobowych, ewentualnie w celach opartych na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail: daneosobowe@agencjafaceit.pl lub listownie na adres: FACE IT sp. z o.o. ul. Bagatela 10 lok. 31, 00-585 Warszawa, z dopiskiem: ,,Dane osobowe”.

W sprawach związanych z danymi osobowymi możesz również pisać do nas, gdy jakieś działanie lub sytuacja z którą się spotkasz będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie.

Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.

  1. Czym jest prawo do sprzeciwu?

Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu (np. w celach marketingowych).

Masz prawo do sprzeciwu również wtedy, kiedy przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazłeś.

W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw.
Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail: daneosobowe@agencjafaceit.pl lub listownie na adres: FACE IT sp. z o.o. ul. Bagatela 10 lok. 31, 00-585 Warszawa, z dopiskiem: ,,Dane osobowe”.

12. Czy podanie danych jest Twoim obowiązkiem?

Swoje dane osobowe przekazujesz FACE IT dobrowolnie. Nie ma bowiem przepisu, który nakładałby na Ciebie prawny obowiązek ich przekazania.

Jeżeli jednak chcesz zawrzeć z nami jakąś umowę, musisz podać dane, które umożliwią nam zawarcie i wykonanie tej umowy, a także jej należyte rozliczenie podatkowe oraz udokumentowanie na cele rozliczalności działań FACE IT.

Dane osobowe podawane np. w celach kontaktowych lub marketingowych są konieczne do tego, abyśmy mogli się z Tobą kontaktować lub prowadzić działania marketingowe, na które się godzisz bądź co najmniej się im nie sprzeciwiasz. Jeżeli ich nie podasz, nasza komunikacja z Tobą będzie albo utrudniona (np. jeśli podasz tylko nr telefonu, ale już nie adres e-mail), albo wręcz niemożliwa (jeśli nie podasz żadnych danych kontaktowych).

  1. Czy udostępniamy Twoje dane poza UE?

Nie, będziemy przekazywać Twoich danych do państwa trzeciego lub do organizacji międzynarodowych.